個人事業主。受注日・納期・入金日をTrelloで管理する方法。
ぼっちにおすすめ！
2022.03.16
私は、2016年ごろから、日々のお仕事の管理にTrelloというシステムを使っています。
最初は無料プランだったのですが、現在は年間で12000円ほど払っております。(Premiumプラン)
なお、現時点(2022/02/27)でのプランは一人当たり
無料 / 5$ / 10$ / 大企業プラン(変動)となってます。
Trelloは表面的な使い方しか出てこないので、無駄に長年使っている私から、Trelloの良さをお伝えできればな、と思います。
※本来、複数人で情報を共有するアプリですが、ぼっちの私は一人で情報を整理するために使っています。
また、課金したボードに人を招待すると、人数分Trelloから請求されるのでご注意ください。
1.Trelloの簡単な説明
Trelloは、カード単位で情報を一覧できるいわゆる「カンバン方式」の情報管理システムです。
ボードという大きな枠組みの中にリストという枠組み、その中にカードがあります。
カードには、日程（開始日と期限）、完了のチェック、ラベル、画像などの添付ファイルや住所、チェックリストなどを設定できます。コメントで、進捗や案件ごとのやりとりをメモしておけば、
「いや、あの時山田さんLINEで50000円って言ったじゃないですか〜！」ってすぐ言えます。（これ大事）
2.私が業務を管理する上でのアプリの仕方。
ボード名「作業進捗」
リスト名「作業中」「完了」
カードは案件ごとに作成。
主な流れとして、
案件発生したら「作業中」 のリスト内にカードを作成。
開始日を受注日、期限を入稿期限にして、チェックリストに必要な工程を入力。
（チェックリストは、例えばクライアントごとに使いまわせるよう、ボタンひとつで自動で作成するなども可能※）
説明欄かアクティビティログのコメントに打ち合わせ内容を書き込み、添付ファイルなどあれば添付する。
作業が完了したらチェックを入れて、「入稿済」にカードを移動する。
請求書を発行したら、「請求済」にカードを入れる 。
入金確認が取れたら、「入金済」にカードを入れる。
そんな風に私は利用しています。
※Trelloのすごい機能に自動化がありますが、無料プランだと月250回までだそうです。
自動化についても超絶便利なので、後日記事にします。
3.管理する上で重要な機能
①Googleカレンダーと同期
Googleカレンダーとの同期は必須です。Trelloでは無料で行えます。やり方は後日書きます。
②カードごとにURLがある
Trello内外問わず、リンクを押せばアプリが起動しカードが開く為、かなり便利です。
例えば、普段使うメモ帳などにURLを貼ったりしてます。
こちらも標準機能です。
③チェックリストにカレンダーを設定する。
無料だと、カレンダーにはカードの期日しか表示されないのですが、有料(月5$プラン以上)で、チェックリストに日付を設定してカレンダーに表示させることが可能になります。
これ本当に便利でして…Googleカレンダーと同期した際に、カレンダーに自動で貼られているURLを押すとTrelloのカードが開きます。
複数日にまたがる１つのプロジェクトを１つのカードでまとめたい時便利です。
この機能のためだけに、Premium会員(月10$)になりました。
というか、何気にプラン改定で5$のプランで使えるようになってる…私が加入した時はは10$でしか使えない機能だったのに…笑
無料で使いたい方は入金チェックなどは別で管理してもいいかもですね。
4.その他調べてもよく分からない？Trelloで出来ること
①カスタムフィールド(5$プラン以上)
既存のフィールドで足りない人が任意の項目のテキストを入力できるフォームをカードごとに設定できます。
私の場合は、クライアント名や単価、作業進捗(リテイク中、入金方法確認中など選べる)などで使っています。
②多種多様なPower-Up
先ほどのカレンダー機能をはじめ、Trelloの基本機能に+α機能を追加するPower-Upというプラグイン機能があります。
日々入力したカードをさまざまな方法で出力したりできます。有名どころはさまざまなサイトで公開されているのですが、英語versionしかない物も多いです。
どちゃくそお金を稼ぐようになったら使いたいPower-Upにグラフを生成する「 Analytics & Reports by Screenful」というものがあるんですが、月4000円程利用料別でかかるんですよね…。
クライアントごとの売上とかをリアルタイムで集計してグラフ化できるんです…
無料期間を終えて泣く泣くアンインストール…スクリーンショット撮ればよかった…本当に素晴らしい機能でした。
最後に
Trello、本当に色々できますので皆さんも一緒に使いましょう♪♪(雑な最後に、でした。)