Trelloで超絶便利なButler、超効率化出来ます！
2022.05.17
久しぶりのブログ更新。
どうも、Trello有料プランを一人で使い、ぼっちでスケジュール管理している民です。(もしかしたらかなりレアケース…？)
前回の記事 : 個人事業主。受注日・納期・入金日をTrelloで管理する方法。 ぼっちにおすすめ！
今回は、あらゆる手数を自動化できる便利な機能、Butlerについて紹介します。
Butlerはバトラーと読みます。執事です。なんかずっと曖昧にブチャラーって呼んでましたすみません。
この機能は、繰り返し設定するアクションを１つにまとめられる機能です。
出来る例としては…
・カード内のボタンを押すと、カスタマイズされたチェックリストを自動で作る。
・カード内のボタンを押すと、終了リストへ移動し、終了日がカスタムフィールドに記録される
のように、アクションを起こしたらその先を自動化してくれるものと、
・期日が迫っているカードを急ぎリストに移動させる。
・毎日決まった時間にリスト内を期日順に並べ替える。
・毎年決まった日に、決まったカードを作る。(確定申告とかにいいかも？)
のように、日や時間などの条件で自動発動するものとが作れます。
トレロ上でしなきゃいけない手数がうんと減る上、忘れる可能性がうんと減ります。
また、連携すればSlackに通知する、などがあるため複数人でウッカリを回避するなどの使い方もできます。
とりあえずButler画面に行ってみよう
ボード右上の自動化をクリック
その後でる選択肢のルールを押してもボタンを押しても同じページにいくのでご安心を…。
アクションの作り方についてざっくり解説
①トリガー(Trigger)を設定。発動のきっかけ。
②それによって起こるアクションを１つずつ設定していく。
トリガーの例 ()内は設定、選択できる。
Card Move(カードの動き系)
・カードがボードに(追加・メールされた・ボードから消された?etc)
・カードが(指定の)リストに(追加・コピーetc)
・カードが(アーカイブ・アーカイブから復活)
・リストが(生成・名前が変わったetc)
・リスト内のカード数が (枚数)(と同じに・より多く・より少なく)なった時
Card Changes(カード内容に変化があった場合)
・(指定のラベル)(が・以外が)カード(についた・から外された)場合
・添付ファイル(必要ならファイル名の条件が選べる)が(追加された・削除された)場合
・(私が・誰かが)カードを(追加・削除)した時
・カードに投票を(設定・削除)した時
Dates(期日や開始日について)
・カードに(期日・開始日)を (いつ)に設定した時
・カードの(完了・未完了?)を押した時
Check list(チェックリスト系)
・(名前)っていうチェックリストが(追加・削除)された時
・完了された時
・(名前)っていうチェックリストの中のアイテムが(チェック・チェック解除)された時
・(名前)っていうチェックリストの中にアイテムが(追加・削除)された時
Card Content(カードごとにかけるコメント機能について)
・(文字)から始まるコメントがされた時
このトリガーについては、ちょっとよくわからない部分もあるので調査中(笑)
Fields(カスタムフィールド系)
カスタムフィールドは5$プラン以上で使える、カードにより一層項目を増やせる便利機能。
・(指定のフィールドチェック)が完了された時
・(指定のフィールド)が設置された時
・(指定の文字フィールド)の内容が(文字)になった時
・(指定の数値フィールド)の数値が(数値)(以上・以下・と同じ)になった場合
・(指定の日付フィールド)の日付が(指定の条件)にセットされた場合
これらの条件以外に、
カード上のボタンを押した場合、ボード上のボタンを押した場合、がトリガーに相当します。
アクション(指定トリガーで何が出来るのか)
ここはざっくり書きます。以下に書いたことを組み合わせて何個もアクションさせることが可能です。
・Checklists チェックリストの生成や、指定アイテムの追加
ex. 朝8:00(トリガー)にカードを生成し、やることリストを作る。
・Move カードやラベルなどの変更
ex. 完了ボタンを押したら(トリガー)、カードを完了リストに移動する。
ex.コメントに入金確認と入力されたら(トリガー)、入金済みのラベルを付与する。
期日や開始日の設定
ex.入稿完了ボタンを押したら(トリガー)、チェックリスト内のアイテム「入金予定日」の日付を来月の25日に設定する。(アイテムに日付を設定できるのは5$プラン以上)
ex.受注ボタンを押したら、開始日を今日、期日を４日後に自動設定する。
ここは、ありとあらゆることが出来るので、眺めてほしいです。
最後に
ざっくりと出来ることをまとめてみましたが、アイデア次第です。
最初は自動化せずにトレロで管理していき、徐々に効率化していくのがいいと思います。
(最初に自動化すると実務にそぐわない部分が出てきて修正が面倒)
また、実際に運用している状況などを公開できればな、と思っております。
どうかこの記事に多少なり需要があることを願っております。
それでは！